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留出4个邮件时间,为工作提速

在如今的电子办公时代,E-mail已经成为工作中不可缺少的部分,但是一旦患上E-mail上瘾症,工作时间将会被电子邮件切割得支离破碎,几乎大部分都浪费在往来邮件中,毫无效率可言。小心!别被电子邮件上瘾症拖走工作时间,悦己建议你为E-mail专门留出时间,统一集中处理,找到为工作提速的小窍门。

宁欢今天有个紧急工作,需要为明天的讨论会做准备,至少要拿出两个比较完善的方案。准备方案不仅需要查阅很多资料,还得写出书面报告、打印、装订,时间很紧迫。一上班,宁欢第一件事就是打开邮箱,果不其然,十多封新邮件等在那里,不过并没有需要特别费心处理的事情。然而,等她把所有邮件看完,已经过去四十分钟了。

去趟洗手间,宁欢开始准备会议资料,可就在她刚刚进入状态时,新邮件又来了,原来是同事向她询问一个资料的问题。虽然事情不紧迫,但热心的宁欢立刻开始寻找,终于在一个小时候内找到了资料传给同事。这个时候已经到了午餐时间。好不容易到下午两点,宁欢看完了资料,需要思考一下时,接二连三的邮件又跑了出来。就这样断断续续思考着,宁欢在晚上七点多终于理清思路,开始撰写文档,再加上之后的一系列工作,看来她没有多少休息的时间了。

宁欢这种是典型的电子邮件上瘾症患者。患有电子邮件上瘾症的人,通常会表现为:工作对电子邮件的依赖性很强;有定期检查电子邮件的习惯;一有邮件马上处理,不管是否紧急。事实上,那些邮件可能并不重要,迟一点接收处理甚至根本不看也并不会对工作有太大影响。但对电子邮件上瘾的人却将它视为第一要务,宁可为了这些价值不高的邮件耽误工作,降低了效率。

其实,想减弱电子邮件对工作的负面影响,可以采取为自己打造电子邮件时间的策略。所谓电子邮件时间,就是专门用于处理邮件的时间,避免随时随地去处理新邮件带来的浪费。在电子邮件时间外,禁止自己直接查看邮箱。如果工作不需要随时上网,那么甚至可以采取非电子邮件时间断网来保证自己有足够时间处理正常工作。一般来说,你一天之中应该设定四个电子邮件时间:

1、上班后的两小时。

上班开始的两个小时保证你能够集中注意力处理最紧急的事情,避免把经历最充沛的时间浪费在处理琐事上。两个小时候,人开始变得疲倦,而这个时候正好看看邮箱里有什么新邮件,顺便放松一下。

2、下午上班前半小时。

很多人都习惯在中午吃饭前发出一些工作指示,上班前看看有没有需要你下午处理的任务,避免错过一些紧急邮件。

3、下午三四点左右。

这是个非常适合与人沟通联系的时间,所以你大可以在此时段发送各种邮件。

4、下班前。

在离开公司前看看有没有什么新任务,没有的话就可以放心走人了。

请放心,你不会错过什么紧急邮件的。四次检查油箱足以保证你不会耽误那些所谓的加急工作。如果对方急需你的回应,他会选择和你电话联络。如果他还能等待,则说明这件事还没有急到需要你放下手头工作优先处理的程度。

http://fashion.yntv.cn/content/30/20120302/160625_30_501303.shtml

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编辑:黎晓黎
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